Três bons motivos para desentendimentos no projeto

Sabemos que a comunicação é poderosa e pode ser usada para o bem ou ser manipulada em sentido oposto. Isso vale para quase todas as situações, inclusive os projetos. Se a comunicação, por falta de cuidado ou de esforço, não é boa, abre-se um caminho para os mal entendidos, e isso não é nada bom.

 

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“Falar é uma necessidade, escutar é uma arte”. (Johann Wolfgang von Goethe, escritor, cientista, mestre de poesia alemão, 1749 – 1832) .

“Três quartos das misérias e mal-entendidos do mundo desaparecerão se nos colocarmos no lugar de nossos adversários e entendermos o ponto de vista deles”. (Mahatma Gandhi, líder e pacifista indiano, 1869 – 1948).

 “Comunicação é a arte de ser entendido”. (Peter Ustinov, ator e escritor inglês, 1921 - 2004).

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E o que todos esses homens têm em comum com o gerenciamento de projetos? Bem, nada – pelo ponto de vista técnico das boas práticas e dos métodos de gestão – e, ao mesmo tempo, tudo, se levarmos em conta a necessidade humana de comunicação e dos problemas que a falta dela causa aos projetos.

Dito isso, vamos falar de três bons motivos para desentendimentos nos projetos:

O gerente de projetos é fraco como comunicador – todo mundo diz, começando pelo guia PMBOK, que a comunicação no projeto é o trabalho principal do gerente de projetos. Se o líder do projeto comunica mal, então a equipe de projeto, o cliente e os outros principais stakeholders ficarão muito próximos de experimentar algum tipo de mal entendido. Pequenos mal entendidos – coisas como errar o horário de reuniões ou alocar um pedreido para pintar uma parede – são facilmente corrigidos, sem grandes alardes. Entretanto, há erros capazes de causar grandes problemas. Imagine que uma equipe, cujo trabalho é vital para o projeto nesse momento, começa a ter problemas de vários tipos. O normal seria chamar o supervisor técnico da equipe para por ordem na casa, mas, por um desses enganos inadmissíveis, o gerente de projetos havia permitido que esse supervisor entrasse em férias. E agora, José? Os grandes desentendimentos podem ser catastróficos. Estava no cronograma, que aquela equipe teria um trabalho importante naquele momento, e que seria igualmente importante ter o supervisor presente. Por que o gerente de projetos não prestou atenção a esse “detalhe”, quando liberou as férias do supervisor? Um mal entendido pode ser causado pelo envio de informações equivocadas. Mas, por outro lado, pode ser causada por não ouvir, ou melhor, não perceber algo que está disponível. A comunicação acontece nos dois sentidos. Precisa estar ligado, senhor gerente de projetos.

As reuniões estão sendo negligenciadas – em um projeto as reuniões precisam acontecer de forma regular. As reuniões são, especialmente, necessárias para vários tipos de atualizações – de escopo, de requisitos, do cronograma, do orçamento – que precisam ser consideradas à medida que o projeto avança. Sempre que possível, as reuniões não precisam, ou melhor, não devem ser longas. Devem levar o tempo que for necessário para comunicar o que precisa ser comunicado, de forma clara e objetiva. Se existe negligência em relação a regularidade das reuniões temos um sintoma que mostra que o gerente de projetos é fraco como comunicador. Não precisa ser um “expert” para saber que a equipe de projetos precisa estar atualizada, que todos precisam saber o que está acontecendo, que é importante que todos estejam na mesma página do projeto.

Os requisitos do projeto estão mal definidos – esse é outro grave problema e mais comum do que se imagina. A questão é que os requisitos são a base sobre a qual se constrói o escopo do projeto, e se não estão corretos ou estão incompletos, o que dá no mesmo, a execução do escopo do projeto não produz o resultado desejado pelo cliente. E isso é péssimo, um verdadeiro desperdício. A frustração será de todos, não importando quem cometeu o erro! O gerente de projetos precisa ter a confirmação dos requisitos do projeto – em documentos validados e aprovados - para poder, na etapa de planejamento, definir a EAP (estrutura analítica do projeto) que efetivamente produza o produto ou o serviço que o cliente deseja. É vital que o cliente aprove formalmente os requisitos do projeto antes que o planejamento seja iniciado. Isso evita um grande, ou melhor, um enorme mal entendido.

 

Evitar mal entendidos é uma parte importante da boa comunicação. Afinal de contas, retrabalhos são custosos e acabam consumindo recursos e uma parcela do tempo valioso do projeto. Um bom profissional precisará evitar mal entendidos que perturbam o bom andamento do projeto e corroem a sua credibilidade como gerente do projeto.

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