Sobre o Gerenciamento de Integração do Projeto

Muitos estudantes de gerenciamento de projetos torcem o nariz quando o assunto é a integração do projeto. Eles fazem isso por não entender para que serve essa tal  integração. Afinal de contas, muitos tópicos de outras áreas do conhecimento do PMBOK acabam aparecendo novamente e isso gera um certo desconforto e muitas dúvidas. Já ouvi perguntas dentro da seguinte linha de raciocínio: “Como, afinal, estão falando nisso novamente que já pertencia a outra área e eu já tinha entendido como fazendo parte daquela outra área? Isso, só está confundindo a minha cabeça”. Bem, para começo de conversa, é importante que se diga que essa é uma dúvida bastante compreensível e sendo assim justifica-se a abordagem da mesma nesse post.

Vamos começar afirmando que o objetivo principal da integração do projeto é coordenar os diversos processos e atividades de gerenciamento de projetos. Em outras palavras, poderíamos dizer que isso significa juntar os componentes do quebra cabeças para obter uma única peça coesa que é o projeto. Assim sendo, sim é verdade que o gerente de projetos usa partes de outras áreas, e por isso elas aparecem "repetidas" nos processos de integração do projeto. Sim, o gerente de projetos faz a integração de todas essas partes para construir o projeto. Há autores que acreditam que essa necessidade de juntar as peças, de integrar diferentes processos ao longo do projeto, é a razão da existência do gerente de projetos. Então, tendo em mente o que foi afirmado até aqui, como você responderia a seguinte pergunta:

Quem é responsável então por reunir todas as partes do projeto em uma unidade coesa para que o mesmo seja executado da forma mais rápida, mais econômica, sem desperdício de recursos e atendendo a qualidade adequada? Se você respondeu o gerente de projetos, acertou em cheio!

O PMBOK, 5ª edição, afirma que a “integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e ações integradoras que são essenciais para a execução controlada do projeto até a sua conclusão, a fim de gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas, e atender aos requisitos” (PMI, 2013).

Figura 1: A integração inserida no processo global de gerenciamento do projeto.

A figura 1 poderá auxiliar o estudante a entender como os processos de gerenciamento da integração se inserem no processo global de gerenciamento de projetos.

Uma breve descrição de cada um desses processos pode ser encontrada a seguir:

·         Desenvolver o termo de abertura do projeto – É o processo que cria um documento que autoriza formalmente a existência do projeto e dá ao gerente de projetos a autoridade necessária para aplicar recursos (por exemplo: tempo, pessoal, dinheiro, máquinas, equipamentos) ao projeto.

·         Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto – É o processo de definir, preparar e coordenar todos os planos do projeto (incluindo escopo, tempo, custo, riscos, recursos humanos, comunicação, qualidade, aquisições e stakeholders) e integrá-los a um plano de gerenciamento abrangente. Aqui destaca-se o desenvolvimento da linha de base do escopo, da linha de base de custos e da linha de base do cronograma (figura 2).

Figura 2: O plano do projeto está pronto com o desenvolvimento das linhas de base.

·         Orientar e gerenciar o trabalho do projeto – É o processo que trata da execução do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto. O processo de orientar e gerenciar o trabalho do projeto também requer a análise do impacto de todas as mudanças no projeto e a implementação das mudanças aprovadas.

·         Monitorar e controlar o trabalho do projeto – É o processo que trata do acompanhamento, revisão e regulação do progresso do projeto.

·         Realizar o controle integrado de mudanças – É o processo que possibilita à equipe realizar a revisão de todas as solicitações, aprovações e gerenciamento de mudanças que tenham que ser feitas nas entregas (produtos), nos ativos de processos de negócio, nos documentos do projeto e nos planos de gerenciamento do projeto.  

 

Figura 3: O trabalho do gerente de projetos.

·         Encerrar o projeto – É o processo que finaliza formalmente todas as atividades de uma fase do projeto ou do projeto como um todo. Como parte do processo de encerramento do projeto, o gerente fará a revisão de todas as informações de todas as fases anteriores, para assegurar-se de que o projeto está completo e atingiu seu(s) objetivo(s).

A figura 3 apresenta o trabalho do gerente de projetos tendo a integração como  referência. Com o termo de abertura o projeto passa a existir e o gerente de projetos é indicado para assumir a responsabilidade pelo mesmo. O passo seguinte é desenvolver o plano do projeto incluindo os planos de escopo, tempo, custo, riscos, recursos humanos, comunicação, qualidade, aquisições e stakeholders. A linha de base do escopo (basicamente a EAP, o dicionário da EAP e a declaração de escopo), a linha de base de custos (basicamente o orçamento) e a linha de base do cronograma (basicamente o cronograma) são obtidas com a elaboração do plano do projeto. O projeto então pode ser executado - e o gerente de projetos afirma: - Vamos trabalhar! E pergunta: - Como está o andamento do projeto? O gerente de projetos se orienta pelas linhas de base. A cada passo na execução o gerente de projetos controla e monitora o projeto. Nesse momento o gerente de projetos, para verificar a qualidade, pergunta: - Ficou bom? Aqui o gerente de projetos compara o resultado obtido (real) com o planejado e verifica se cada entrega está em conformidade com os critérios de aceitação planejados. O gerente de projetos verifica se mudanças são solicitadas ou requeridas (para corrigir problemas ou introduzir melhorias), e pergunta: - Temos mudanças? Se o projeto demandar mudanças será necessário fazer o CIM (controle integrado de mudanças). É o momento de afirmar: - Vamos fazer o CIM. Tudo isso continua, entrega à entrega, fase à fase, até o final quando o projeto é encerrado.  

No seu livro “Preparatório para o Exame de PMP”, Rita Mulcahy afirma que “o gerenciamento da integração não pode ser compreendido sem que haja um compreensão sólida do processo de gerenciamento de projetos”. E mais adiante reforça que “o gerenciamento da integração é a principal função do gerente de projetos” (MULCAHY, 2013).

Referências bibliográficas:

MULCAHY, R. “Preparatório para o Exame de PMP. Oitava edição. Alinhada ao Guia PMBOK 5ª. edição”. RMC Publications, Inc., 2013.

PMI - Project Management Institute. “Um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK). 5a. edição. Newtown Square: PMI, 2013.