PRINCE2: Princípios, Temas e Processos

O PRINCE2 é uma metodologia de gerenciamento de projetos, cada vez mais utilizada em nosso planeta, inicialmente lançada em 1996, que pode ser aplicada a qualquer projeto, independentemente da escala, do tipo, da organização, da geografia ou da cultura. A metodologia - cuja visão geral é apresentada nesse post - possui uma estrutura própria que inclui um conjunto de princípios, um conjunto de temas de controle, um conjunto de processos e um guia de adequação do método ao ambiente do projeto. A figura 1 mostra a estrutura geral do PRINCE2.

Figura 1: Estrutura do PRINCE2 (fonte: MURRAY, 2011)

 

Princípios do PRINCE2

Os princípios do PRINCE2 fornecem um quadro de boas práticas de gerenciamento para as pessoas envolvidas no projeto. Esses princípios são os seguintes:

·         Justificativa do negócio: Necessária para iniciar o projeto e mantê-lo em execução até a sua conclusão.

·         Aprender pela experiência: “Águas passadas movem moinho”, informações históricas de projetos anteriores são úteis, auxiliam a trilhar o caminho certo e evitam a repetição de erros.

·         Papéis e responsabilidades: Precisam ser claros e todos precisam estar de acordo.

·         Gestão por estágios: Os estágios do projeto devem ser planejados e executados de forma adequada.

·         Gestão por exceção: Isso implica em delegação de autoridade. Implica também em definir de forma adequada, como parte do plano do projeto, as tolerâncias de escopo, custo, tempo, qualidade, riscos e benefícios.

·         Foco no produto: O projeto existe para definir e entregar produtos (que podem ser também serviços ou resultados). Tudo que o projeto precisa entregar (produtos/serviços/resultados) deve ser claramente compreendido e documentado.

·         Customização: o método deve ser aplicado e ajustado às características do projeto.

Temas de Controle do PRINCE2

Os temas de controle do PRINCE2 são os aspectos do gerenciamento de projetos que precisam ser abordadas continuamente ao longo do ciclo de vida do projeto (ou seja, não apenas uma vez). Eles fornecem orientações sobre como o processo de gerenciamento do projeto deve ser realizado. São eles: “business case”, organização, qualidade, planos, risco, mudança e progresso.

Os temas do PRINCE2 descrevem:

·         Como são estabelecidas linhas de base para os benefícios, riscos, escopo, qualidade, custo e tempo;

·         Como a equipe de gerenciamento de projetos monitora e controla o trabalho no decorrer do projeto;

·         O tema organização apoia os outros temas com uma estrutura de papéis e responsabilidades com caminhos claros para delegação e escalonamento.

Segundo RIBEIRO (2011), a metodologia “fornece mecanismos para alertar precocemente potenciais problemas que possam afetar o projeto”.

Tema do PRINCE2	Perguntas respondidas
“Business case”	Porque esse projeto deve ser criado? O que justifica esse projeto?
Organização	Quem vai fazer o que no projeto? Como vamos trabalhar?
Qualidade	O que vamos entregar no projeto? Que critérios vamos usar para aceitar as entregas do projeto?
Planos	Como vamos planejar e executar o projeto? Quanto isso vai custar? Quando vamos começar? Quanto tempo isso vai levar?
Risco	E se tivermos problemas? Como minimizar as ameaças? Como aproveitar as oportunidades?
Mudança	Que impacto tem uma mudança? Como vamos aprovar ou rejeitar mudanças?
Progresso	Onde estamos? Para onde estamos indo? Devemos continuar com o projeto?

Tabela 1: Temas do PRINCE2

Processos do PRINCE 2:

Ao contrário do PMBOK, que é um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos, o PRINCE2 é uma metodologia de gerenciamento de projetos que fornece um modelo de processo para gerenciar um projeto. Esse modelo é formado por um conjunto de atividades que são necessárias para dirigir, gerir e entregar um projeto.

Figura 2: Modelo dos Processos do PRINCE2 (fonte: MURRAY, 2011)



Viabilidade do Projeto (“Starting up a Project”): Abrange as atividades de pré-projeto requeridas para ter um entendimento prévio do projeto e obter o comprometimento da gerência corporativa ou da gerência de programa da organização que possibilite investir na iniciação do projeto respondendo à pergunta: "Será que temos um projeto viável que vale a pena ser começado?”

Dirigindo um Projeto (“Directing a Project”): Descreve as atividades do Conselho Gestor do Projeto – que pode ser também chamado de Comitê Gestor ou Comitê Diretivo do Projeto - em exercer um controle global sobre o projeto. O gerenciamento das atividades do projeto e as decisões do dia a dia serão delegadas ao gerente do projeto. O Conselho Gestor do Projeto encontra-se em um nível hierárquico acima do gerente de projetos e deve concentrar-se na tomada de decisões que afetem de alguma maneira, com aumento ou redução, o escopo, o orçamento, o cronograma, a qualidade das entregas, que impliquem em maiores riscos e/ou se relacionem aos recursos alocados, aos produtos, serviços e resultados que se espera criar com o projeto e que, de alguma forma, tenham impacto no projeto.

Iniciando um Projeto (“Initiating a Project”): Descreve as atividades que o gerente de projeto deve executar para que o projeto seja desenvolvido sobre uma base sólida. Cada projeto PRINCE2 tem um estágio de iniciação. A entrega fundamental desse estágio é a Documentação de Iniciação do Projeto que inclui um Plano Global de Projeto com as bases de referência para as seis metas de desempenho do projeto (tempo, custo, qualidade, escopo, risco e benefícios).

Gerenciando um Estágio de Fronteira (“Managing a Stage Boundary”): Um projeto é executado em estágios ou fases. Diz-se que o projeto está em uma fronteira quando vai passar do estágio atual para o estágio seguinte. Nesse momento devemos questionar se o projeto deve ou não prosseguir. O projeto ainda se justifica? Os riscos envolvidos ainda continuam aceitáveis? O gerenciamento de um estágio de fronteira descreve as atividades que o gerente de projeto se compromete a executar – incluindo o fornecimento de informações suficientes, revisadas e atualizadas - para que o sucesso do atual estágio seja avaliado e assim permitir a tomada de decisão pelo Conselho Gestor do Projeto de sua aprovação. Será também apresentado o plano de execução do próximo estágio do projeto para ser submetido à aprovação do Conselho Gestor do Projeto.

Controlando um Estágio (“Controlling a Stage”): Descreve como o gerente de projeto gerencia a execução do projeto, que produz as entregas do projeto, durante um determinado estágio do mesmo. Descreve também os relatórios de progresso e das exceções que devem ser fornecidos para o Conselho Gestor do Projeto.

Gerenciando a Entrega do Produto (“Managing Product Deliery”): Aborda o papel do gerente de projeto na supervisão do trabalho detalhado de criação dos produtos do projeto e fornece a conexão entre o gerente de projeto e as equipes que realizam o trabalho do projeto.

Encerramento do Projeto (“Closing a Project”): Descreve a atividade de encerramento controlado do projeto, que será conduzido pelo gerente de projeto, e incluirá a obtenção de aceitações pendentes e  passagem de bastão. A passagem de bastão significa que a responsabilidade do produto que estava sendo criado no projeto e era, portanto, do gerente de projetos, passa para outra pessoa, uma vez que o produto já foi criado e está pronto para ser usado.

Vale mencionar que um profissional certificado PRINCE2 deverá estar capacitado a ajustar o método levando em conta as necessidades requeridas pelo projeto, o ambiente organizacional e o contexto do mesmo. Isso implica em adequar os controles do projeto a sua complexidade, magnitude e importância (RIBEIRO, 2011).

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Fonte de referência: RIBEIRO, R. L. O. “Gerenciamento de Projetos com PRINCE2”. Rio de Janeiro: Brasport, 2011.

MURRAY, A. “PRINCE2 in one thousand words”. The Stationery Office, 2011.