Trabalhando com Equipes Remotas no Gerenciamento de Projetos

Já li e ouvi comentários de estudantes de gerenciamento de projetos que me deram a impressão de que muitos deles pensam que o gerente de projetos tem toda a equipe do projeto alocada sob sua supervisão em cem por cento do tempo. Isso, em outras palavras, significaria que todos os membros da equipe estariam disponíveis durante todo o tempo de duração do projeto, e fisicamente ali sentados em mesas ou escrivaninhas ao redor do escritório, ou mesmo da baia, do gerente de projetos. Bem, nem sempre isso é verdade, sendo muitas vezes necessário gerenciar membros de uma equipe que não estão fisicamente presentes.

De forma geral, os recursos são alocados para executar as tarefas planejadas para o projeto. Essas tarefas seguem um cronograma e a alocação de recursos também. Em outras palavras, conforme o projeto avança e as tarefas planejadas vão sendo executadas, os recursos alocados para executar essas tarefas vão fazendo o seu trabalho, tarefa após tarefa, conforme estabelecido pelo cronograma do projeto. E, portanto, não são todos os recursos ao mesmo tempo, que são colocados em um lugar (escritório ou outra área da organização) para ficar ali disponíveis em tempo integral. Muitas vezes parte dos recursos faz o trabalho em um lugar diferente do local onde o gerente de projetos trabalha. Há casos até de equipes inteiras que atuam em locais fora do escritório onde se encontra gerente de projetos. A questão aqui é saber como lidar com isso! Se esse é o seu caso, considere então cinco dicas que poderão ajudá-lo a enfrentar esse desafio.

Seja organizado – O gerente de projetos deve ser uma pessoa organizada. Isso significa ter templates de documentos, informações sobre projetos passados, ferramentas de software de gerenciamento de projetos e tudo o mais que possa servir como material de apoio ao trabalho. É muito importante que o gerente de projetos seja reconhecido pelo cliente e por sua própria organização como alguém que é muito organizado.

Use uma ferramenta colaborativa – isso é vital para manter a equipe engajada e informada. Atualmente, é possível encontrar online dezenas de boas ferramentas colaborativas. Criar um grupo no Facebook é uma boa forma de manter-se conectado aos membros da equipe nas 24 horas do dia, nos 7 dias da semana. O bom dessa ferramenta é que não será necessário qualquer tipo de treinamento sobre o Facebook, pois é algo que a maioria das pessoas usa ou já usou, com acesso via notebooks, tablets ou smartphones.

Busque uma conexão pessoal com os membros da equipe – trabalhar junto com outras pessoas, como tudo na vida, tem pontos positivos e negativos. O contato pessoal pode levar a distrações e falta de foco, pois há muito tempo para um bom bate-papo durante o horário de trabalho e, por outro lado, é mais fácil criar situações onde todos possam se comunicar uns com os touros. Por sua vez, quando se trabalha com uma equipe remota não há muita chance para perda de tempo com bate-papo no horário de trabalho (as pessoas estão longe umas das outras), mas é mais difícil criar situações onde todos possam se comunicar uns com os outros. Por conta disso, quando se trabalha com equipes remotas, vale a pena incentivar os momentos em que os membros do grupo possam debater e mostrar seus pontos de vista, incentivando o lado pessoal de vez em quando. Esses momentos podem ser reuniões eventuais, onde todos se encontram em um mesmo lugar físico, ou reuniões mais frequentes, usando equipamentos de vídeo conferência ou o Skype (ou similar), ou até mesmo conferências por telefone. O importante é que as pessoas se expressem e se sintam bem, ouvindo e sendo ouvidas, durante o projeto.

Comunique-se, comunique-se e comunique-se – A comunicação com a equipe do projeto, com o cliente e com seus superiores precisa ser frequente. Todos eles precisam de informação e cabe ao gerente de projetos manter esse canal aberto e ativo de modo que todos estejam atualizados sobre o projeto e se sintam muito confortáveis com isso. As atualizações do projeto deverão incluir detalhes sobre o andamento do cronograma, o uso dos recursos e o controle dos custos, de modo que todos percebam que o gerente de projetos tem o projeto sob controle. Os detalhes que cada parte interessada (membros da equipe do projeto, clientes, superior imediato) irá receber na comunicação a ele dirigida deverá estar alinhada com o plano de comunicação do projeto. Mas, vale repetir que a comunicação frequente é crucial quando se trabalha com equipes de projeto remotas.

Trabalhar com equipes remotas não é para todos – certamente uma pessoa que não seja organizada terá muitas dificuldades em trabalhar com equipes de projeto remotas. O gerente de projetos deve ser alguém experiente e bem sucedido que seja capaz de inspirar as pessoas alocadas em sua equipe, incluindo as que trabalhem próximas e especialmente aquelas que estejam trabalhando remotamente. Além disso, o gerente de projetos precisa ser um excelente comunicador, não apenas um bom comunicador, e um excelente gestor de recursos humanos, não apenas um bom gestor de recursos humanos. Uma eventual bagunça, mesmo pequena, somada a falta de comunicação pode levar o projeto a perda de controle e um retumbante fracasso. Por tudo isso, trabalhar com equipes remotas é um desafio relativamente complexo e não recomendado para os fracos de coração.   

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