Softwares de Gerenciamento de Projetos: Quem gerencia quem?

Gerenciar um projeto não é uma tarefa fácil e, na maioria das vezes, o gerente de projetos se beneficia quando utiliza um software dedicado. Portanto, em função da necessidade de auxiliar o gerente de projetos a realizar o seu trabalho, as ferramentas de software para gerenciamento de projetos foram criadas.  Mas o problema principal que precisamos entender é se essas ferramentas de software estão realmente ajudando aqueles que as estão usando ou se são apenas uma perda de tempo.

 

É um fato bem conhecido que os computadores tornaram-se uma necessidade em nossas vidas por simplificar o nosso trabalho. Os computadores trabalham incansavelmente com altas taxas de velocidade de processamento, capacidade de memória cada vez maior e manuseio de grandes massas de dados com precisão matemática, mas tudo isso tem um custo: o tempo. Alguém tem que gastar um certo tempo para ensinar aos computadores como fazer o trabalho de forma correta.

Como dissemos no início desse post, um gerente de projetos - e sua equipe - pode ter o seu trabalho facilitado usando um software especializado em gerenciamento de projetos. Pode ter isso se escolher corretamente a ferramenta!!! Sim, uma ferramenta de software que seja fácil de usar e configurar. Aqui o ponto principal que estamos levantando é o seguinte: o tempo é precioso e deve ser gasto no gerenciamento do projeto e não com o manuseio da ferramenta de software.   

Há uma percepção geral que nos leva a suspeitar que em um grande número de organizações as equipes não conhecem para valer, como deveriam conhecer, e, portanto, não sabem usar suas ferramentas de software de gerenciamento de projetos, mesmo depois de meses que essas ferramentas foram supostamente integradas às rotinas de trabalho. Essa percepção está embasada na seguinte constatação: alguns fornecedores simplesmente produzem softwares complicados que possuem muitos passos e isso faz o usuário gastar mais tempo com tarefas importantes e necessárias para a operação do software do que com as ações importantes e necessárias que precisam ser executadas para ter o projeto terminado.

Um sistema de gerenciamento de projetos bem desenhado deveria permitir aos usuários criar facilmente entidades como projetos, tarefas, recursos, clientes e adicionar outros detalhes. Tudo isso, porque sabemos que a entrada de dados, qualquer que seja o software, é um processo demorado, que consome tempo. Outro ponto para ter em mente é que os dados computados deveriam estar sempre à mão, sendo fácil encontrá-los e recuperá-los. É também relevante mencionar que a navegação entre diferentes visões do projeto – quaisquer que sejam elas - não deveria exigir mais do que alguns cliques do mouse. Além disso, obrigatoriamente, o software deveria possuir uma interface homem-máquina bastante intuitiva, que permitisse encontrar rapidamente o que se estivesse procurando.

Um recado direto para você, gerente de projetos:

Saiba quem é o chefe! Você controla o produto e não o contrário. Use um software que o ajude a manter-se concentrado naquilo que é importante para executar o projeto e, portanto, o ajuda a gastar o seu tempo no projeto real. Escolha e use um software que ofereça visibilidade e controle imediato e que não necessite de todo o seu tempo e compromisso. Caso contrário, qual é o benefício de usar uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos?

Manusear projetos e coordenar equipes exige uma grande quantidade de trabalho e responsabilidade, e por este motivo um software de gerenciamento de projetos deve facilitar o seu trabalho e não acrescentar mais complexidade. Portanto, a escolha da ferramenta de software de gerenciamento de projetos deve ser sábia.