Reflexões sobre o Gerenciamento de Projetos

Vamos combinar uma coisa: gerenciar um projeto pode ser uma tarefa muito difícil. Os mais variados aspectos do gerenciamento de projetos que temos discutido aqui no blog são uma prova dessa afirmação. E, por mais incrível que possa parecer, uma quantidade enorme de líderes de projeto (a designação de cargo mais comum nas organizações, definida como uma forma de evitar a obrigação de promover um colaborador ao cargo de gerente) é lançada nessa atividade sem qualquer treinamento prévio. O pessoal começa em projetos - e com projetos - por necessidade de seus empregadores. E o treinamento, como fica? O treinamento acontece depois, quando acontece.

O indivíduo que tem pela frente esse desafio busca aprender o mais rápido possível – geralmente, por sua conta e pagando do próprio bolso - através de cursos MBA em Gestão de Projetos ou em outros treinamentos específicos sobre o assunto. Nas empresas, geralmente, o treinamento é do tipo “on-the-job”, ou seja, no peito e na raça, onde se aprende trabalhando. Cá entre nós, parece injusto, mas as coisas são como são! Alguém poderá dizer que isso não acontece em todas as organizações e que também não é justo generalizar. Bem, não estou generalizando. Se você é alguém que não foi jogado no fogo, assim meio sem saber, sem a preparação adequada, eu só posso lhe dar os parabéns. Aproveite a oportunidade. A situação que estou levantando aqui tem sido reportada por muitos autores, não só no nosso país, mas também no exterior. São aqueles colaboradores que recebem a incumbência de gerenciar um projeto e se sentem como alguém que chegou atrasado na festa e não conhece direito a música que a banda está tocando. Para esses iniciantes é bom ter em mente alguns pontos importantes que, se realmente compreendidos desde o início, facilitarão muito o trabalho desses novatos e os farão crescer mais rápido nessa profissão.  Os pontos levantados abaixo – que irão acontecer durante o ciclo de vida do projeto - são o resultado da reflexão de muitos profissionais que vivenciaram e sofreram com a mesma situação. Esses pontos são os seguintes:

1. Você precisa compreender o que é o gerenciamento de projetos. Não dá para empurrar isso com a barriga. Estude e se inteire o mais rápido possível.

2. Reconheça que haverá conflitos na equipe de projetos. Você precisa aprender a lidar com conflitos. Um conflito negativo poderá provocar atraso nas atividades do projeto, perda de qualidade e/ou estouro no orçamento. Entretanto, algumas vezes e mais raramente, um conflito poderá ser explorado como uma forma positiva de competição de ideias, com o propósito de obter o melhor de cada indivíduo em um determinado momento.

3.  Identifique os stakeholders mais importantes e saiba o que eles querem, desejam e precisam. Estabeleça uma boa comunicação com esses stakeholders.

4.  Aceite a natureza política das organizações. As organizações tem estruturas de poder que vão além do organograma oficial. Todos nós estamos sujeitos a essas estruturas sejam elas oficiais ou não.

5.  Lidere na linha de frente. As coisas no projeto não acontecem simplesmente e naturalmente. Não adianta apenas planejar e achar que tudo irá acontecer conforme o planejado. A gestão de projetos é uma atividade de corpo a corpo, olho no olho, para galgar cada centímetro e assim chegar ao topo.

6.  Compreenda o que o “sucesso” significa. Um projeto é uma ferramenta de mudança, que traz algo novo e bom para a organização. O projeto bem sucedido é aquele concluído no prazo previsto, respeitando o orçamento e com a qualidade necessária.  Mas, não é só isso. Os resultados do projeto precisam ser conhecidos e desejados pela organização. Caso contrário o sucesso do projeto poderá ser questionado, pois ninguém – ou apenas um pequeno grupo – saberá para que finalidade o projeto foi, afinal, criado. Por outro lado, não encare um projeto como um jogo de ganhar ou perder.

7.  Construa e mantenha uma equipe coesa. Os projetos são feitos por pessoas que precisam trabalhar em equipe. Isso implica em cooperação, mente aberta e confiança que o outro irá se esforçar - tanto quanto você - para fazer a parte dele. A equipe do projeto precisa ser constituída de “gente que faz”. Aquele grupo de “encostados”, “de perdidos (ainda não entenderam ou demoram demais para entender do que se trata)” e de “aproveitadores da competência alheia” deverão ser simplesmente afastados da equipe do projeto e, eventualmente, desligados da organização.

8.  Saiba cuidar bem de cada momento do projeto. O entusiasmo e o desespero são infecciosos. Assim como ter uma equipe entusiasmada será muito bom para o progresso do projeto, o oposto é verdadeiro quando os problemas se acumulam e atingem um tamanho tão grande que provocam o desespero da equipe. Uma boa comunicação associada a bons resultados, mostrando que o projeto caminha a contento, ajuda a reforçar o entusiasmo da equipe. Por outro lado, nunca descuide do plano de riscos, monitorando os chamados gatilhos de risco e agindo firmemente sempre que necessário. É sempre melhor prevenir do que remediar. Se não quer o desespero, faça de tudo para evitá-lo.

9.  Um olhar para frente vale dois olhares para trás. O tempo não para e você não pode fazê-lo voltar. É importante olhar para trás, no sentido de aprender com a experiência e evitar que os mesmos erros aconteçam. Mas, o projeto precisa seguir em frente!

10.  Lembre-se sempre o que você está tentando fazer. Um projeto cria um produto, serviço ou resultado. É isso que interessa para a organização que está investindo nele.

11.  Use o tempo cuidadosamente ou você será usado por ele.

12.  E acima de tudo você deve planejar bem e executar bem. Isso aumenta muito as chances do seu projeto ser bem sucedido.