Algumas razões para fechar o PMO

O debate aqui é sobre os PMOs (Project Management Offices, ou Escritórios de Gerenciamento de Projetos) que não cumprem seu real papel nas organizações, muito deles sendo considerados como áreas sem função claramente definida, como um quadro de natureza morta que serve apenas para decorar o certificado de qualidade da empresa.

Em situações como essa, ressuscitar um escritório de gerenciamento de projetos requer um forte comprometimento da alta direção e a compreensão de que o PMO é uma área estratégica para a organização e por isso capaz de impactar seus resultados.

Por milhares de anos, os filósofos de todo o mundo têm lutado com a questão: Existe vida após a morte? Então, brincadeiras de lado, é possível fazer um PMO, meio “morto” e sem função, voltar a ser uma área que agregue valor para a organização?

 

No momento, a resposta mais aceita pelos especialistas é um sonoro sim! Em outras palavras, embora existam casos perdidos, a maior parte dos PMOs merece uma segunda oportunidade. Obviamente, para que o PMO seja bem sucedido numa segunda chance, algumas mudanças importantes deverão ser implementadas, especialmente aquelas que mostrem para a organização que o PMO pode efetivamente ajudar aos projetos a ter sucesso e que, portanto, não é apenas um orgão fiscalizador que só se importa com as regras que burocratizam e/ou engessam a execução dos projetos. 

Segundo o relatório “PMI´s Pulse of the Profession”, divulgado em 2013, 69% das organizações envolvidas na pesquisa do Project Management Institute tinham os seus escritórios de projeto. Por outro lado, ¾ dos PMOs falham nos três primeiros anos após terem sido implantados, de acordo com a Forrester Research. O fato é que de nada adianta implementar um escritório de projetos se as equipes de projeto, os gerentes funcionais, os diretores e enfim todos os colaboradores nos mais diversos níveis no organograma, não conseguirem entender o papel do PMO e sua importância estratégica para a organização.

4 razões mais comuns de falha dos PMOs

Falta de direção: Uma das razões que os PMOs falham é que eles não têm um propósito ou missão clara. Se um PMO não tem uma razão para existir, ele não irá existir.

Mudanças organizacionais: O PMO precisa se mover junto com os movimentos da organização. Mas para isso o PMO precisa atuar de forma estratégica e ser reconhecido como uma área que agrega valor. Se o PMO não evolui com a organização ele corre um sério risco de tornar-se obsoleto. Nesses casos, quando a organização passa por uma reestruturação organizacional, esses PMOs percebidos como obsoletos tendem a ser desmantelados.

Recursos insuficientes: Há casos de PMOs com orçamentos insuficientes e com um número limitado de recursos. Isso gera uma percepção equivocada das pessoas em relação ao trabalho do escritório de projetos. Tudo começa com a falsa ideia da organização no caminho certo, trabalhando com uma equipe enxuta, quando na verdade o que aconteceu ao PMO foi ter sido dimensionado de forma incorreta. Assim, sem que o problema da insuficiência de recursos seja claramente percebido, a organização irá esperar que o PMO entregue sempre mais do que é realmente capaz de entregar. Injusto, mas real!

Pressões de custo: Algumas vezes o PMO é visto como algo dispensável, principalmente se a organização passa por uma fase de corte de custos. Se a empresa está procurando maneiras de cortar custos poderá considerar como indesejável a perda de um gerente de projetos, pois afinal é esse profissional que coordena os projetos, mas o PMO poderá ser considerado como uma área não essencial (“um luxo só para grandes empresas”) e, portanto, passível de ser eliminado. 

3 sinais que mostram se está na hora de fechar um PMO

Nem todos os PMOs merecem uma segunda chance. Aqui estão três sinais que indicam que um PMO deve ser fechado:

Nenhum valor: Isso acontece quando os templates e planilhas que o PMO disponibiliza não são ferramentas facilitadoras, e acabam não sendo usadas e por isso não são capazes de agregar valor ao trabalho dos gerentes de projetos.

Missão cumprida: O trabalho do PMO é desenvolver a capacidade de gerenciar programas e projetos em uma organização. Se o PMO alcança um ponto em que não pode mais fazer isso – ou porque a organização já atingiu um estágio muito avançado nessa área ou se, por outro lado, o PMO mostrou-se totalmente incapaz de cumprir sua missão - então ele deve ser fechado.

Estagnação: Se a organização está mudando, o PMO deve mudar também. Em outras palavras, o PMO deve mudar para manter-se sempre alinhado com a organização. Um PMO estagnado é um forte candidato ao fechamento.

No processo de "ressuscitar" o PMO será fundamental definir indicadores de desempenho que melhor traduzam para todos na organização o trabalho do escritório de projetos. Algo que mostre os projetos planejados e executados durante o ano e, na outra ponta, os benefícios alcançados pela organização. Seria interessante incluir também nesses indicadores o número de projetos concluídos no prazo, dentro do orçamento previsto e com a qualidade requerida. Além disso, será necessário tornar, na prática, o PMO parte do planejamento estratégico, colocando no organograma o gerenciamento de programas e projetos como parte da área que cuida do planejamento estratégico na organização.