Lendo um Estudo de Caso e Elaborando a EAP

Vamos supor que você, estudante de gestão de projetos na modalidade à distância, está agora com a missão de ler um determinado estudo de caso, que descreve um projeto, para analisá-lo e elaborar a EAP (Estrutura Analítica de Projeto) do mesmo. Bem, esse é um exercício prático e interessante, sem a menor sombra de dúvida. Entretanto, nesse tipo de exercício o estudante irá se deparar com três aspectos que dificultam o trabalho; a saber:

Falta de conhecimento técnico sobre o assunto do estudo de caso – se o estudante não é familiarizado com o assunto, isso poderá deixa-lo intimidado. Por não conhecer o assunto, não sentir-se seguro para falar sobre o tema, por medo de errar, o estudante acaba dizendo a si mesmo que “isso não é prático para mim”. Ele se esquece que isso é apenas um exercício e que seu professor tutor pode ser acionado, em caso de dúvidas. Ele pode buscar EAPs de casos semelhantes em livros ou na Internet, que servirão como base de referência. Ele pode também compartilhar suas ideias e dúvidas com seus colegas de curso, como se estivesse consultando os “especialistas”. Algo do tipo: “- Eu acho que a EAP desse projeto é a do desenho no arquivo anexo. Alguém discorda ou tem uma ideia melhor? Que tal um debate no fórum sobre esse tópico?”

Falta de conhecimento sobre o que é uma EAP e como é elaborada – antes de iniciar o trabalho de elaborar uma EAP é imprescindível estudar essa matéria. Não há como pular essa etapa.

Solidão do estudante à distância – o estudante de um curso à distância sente, muitas vezes, um enorme sentimento de solidão. O contato humano na sala de aula com colegas e professores não será, de fato, substituído. Entretanto, o isolamento deve ser minimizado através do contato com o professor tutor, feito por todos os meios que a tecnologia de comunicação permite (skype, chats na Internet, telefone e e-mail). É também recomendável fazer parte de redes sociais como, por exemplo, o Facebook, que coloquem numa área comum estudantes de um mesmo curso e que, por isso, possuem objetivos e problemas comuns. O Facebook deve ser aproveitado da melhor forma possível, por motivos de integração social e também como ferramenta auxiliar de aprendizagem.

Tendo esses aspectos em mente, vamos discutir, nos próximos parágrafos, os passos que devem ser seguidos pelo estudante que tem o desafio de, à partir de um estudo de caso sobre um projeto, elaborar a EAP desse projeto.

Basicamente, o estudante deverá ler o estudo de caso, analisar o texto e responder a algumas perguntas. Uma EAP é um desenho - como na figura 1 abaixo – com as entregas do projeto. As entregas são as partes que precisam ser feitas e que somadas resultarão no produto ou serviço que será criado pelo projeto. Cada entrega pode ser subdividida em pacotes de trabalho. A soma dos pacotes de trabalho de uma determinada entrega resulta na criação dessa entrega.

Se meu projeto fosse um bolo, eu poderia dizer que as partes desse projeto seriam:  obter os ingredientes, preparar a massa e cozinhar o massa. Se somarmos todas as partes, no final teremos o bolo pronto. Agora, subdividindo entrega por entrega poderemos definir os pacotes de trabalho como na tabela 1 abaixo.

Tabela 1: EAP do Projeto Bolo
Entregas	Pacotes de Trabalho
Obter os ingredientes	Pegar ingredientes no armário da cozinha, comprar ingredientes na feira, comprar ingredientes no supermercado, colocar todos os ingredientes na bancada da cozinha.
Preparar a massa	Misturar os ingredientes, bater a massa, colocar a massa numa travessa de bolo.
Cozinhar a massa	Colocar a travessa com a massa no forno, monitorar o cozimento da massa, retirar o bolo pronto do forno.

 

Um ponto importante aqui é que nesse momento não é preciso pensar na ordem das coisas. Em outras palavras, não é necessário agora pensar no que vem primeiro e no que vem depois. Isso acaba confundindo boa parte dos estudantes. Para elaborar a EAP o foco é pensar em tudo que precisa ser feito, não em quando será feito. Para saber o que será feito primeiro, e o que será feito depois,  etc e tal, será necessário fazer uma análise de precedências. Esse tipo de análise não é feita agora, quando se elabora a EAP. A análise de precedências é feita para a elaboração do cronograma do projeto.

Os pacotes de trabalho mostram o trabalho que precisa ser feito no projeto para produzir cada entrega. Quando todas as entregas estiverem feitas, o projeto está pronto.

A leitura do texto do estudo de caso é fundamental para o seu entendimento e para conseguir extrair as informações necessárias sobre as entregas do projeto. Muitas vezes, o estudante não consegue descobrir, logo na primeira tentativa, todas as entregas de um projeto. Da mesma forma que um gerente de projetos no mundo real recorre aos especialistas, o estudante recorrerá ao tutor e aos seus colegas, trocando impressões, respondendo questões e dúvidas. Se resumirmos os passos que demos até aqui, o estudante deve ler o texto e responder as seguintes perguntas: - quais são as entregas do projeto? Para cada entrega, quais são os pacotes de trabalho? Tendo respondido a essas perguntas, o aluno poderá fazer o desenho da sua EAP.

A EAP deve ser validada pelos stakeholders, com destaque para a equipe de projeto, o sponsor e o cliente. Eu sempre escolho exatamente essa ordem pelos seguintes motivos:

Validação pela equipe do projeto  – em primeiro lugar, devemos considerar que cada membro da equipe que faz alguma coisa no projeto é um especialista no seu próprio trabalho. Essa é justamente a ideia de alocar um recurso para executar uma tarefa. Isso só é feito se esse recurso é capaz ou, em outras palavras, tem as competências necessárias. O sujeito que pinta as paredes é um especialista em pintura. O programador é um especialista em códigos da linguagem de programação. O operador de uma máquina é um especialista na operação dessa maquina. O engenheiro civil é um especialista em edificações. O comprador é um especialista em compras. E assim sucessivamente, cada membro da equipe, no momento correto (definido no cronograma) executará o trabalho que precisa ser feito no projeto. Como cabe a equipe executar cada entrega do projeto, nada mais justo do que alinhar a definição dessas entregas com as pessoas que irão executá-las.

Validação pelo sponsor do projeto – se nos preocuparmos com a tradução da palavra inglesa “sponsor” para o português, podemos usar a denominação “padrinho”. Portanto, o padrinho do projeto será alguém em um nível superior da organização executora do projeto – por exemplo, um diretor – que aprova/autoriza o que é feito no projeto e, portanto, tem responsabilidade pelos resultados. Geralmente, o sponsor funciona como uma interface entre o projeto e a alta direção da organização. É óbvio que o escopo do projeto precisa ser aprovado pelo sponsor e, no momento de apresentar ao sponsor o que se pretende fazer – entrega por entrega – será muito importante explicitar o que não está incluso também. A regra básica é a seguinte: se não estiver incluso na EAP não será feito.

Validação do cliente – é importante compreender que ao final do projeto o cliente deverá fazer a aceitação com base em certos critérios. O critério de aceitação será aquilo que o cliente aceita que será entregue pelo projeto, com todas as características detalhadas e acordadas entre as partes. Por isso é tão importante validar o escopo do projeto com o cliente.

Uma leitura atenta mostrará que nem tudo está dito e registrado, como se houvessem porções da informação flutuando em uma faixa cinzenta. Há partes que precisam ser questionadas. Há outras que precisam ser conhecidas. Por isso é necessário contar com pessoas experientes, os famosos especialistas. Será necessário preencher as lacunas em branco, fazer suposições, trabalhar com premissas e formular as perguntas corretas. Depois disso, poderemos ter uma primeira versão do que será o escopo do projeto. Mesmo assim, essa e todas as demais versões do escopo precisarão ser validadas com os stakeholders, como acima mencionado. O estudante poderá validar a sua EAP com o tutor ou no seu grupo de estudos no Facebook. 

A seguir estão alguns exemplos que poderão servir de referência, com os estudos de caso A, B e C. Para cada um deles foi elaborada uma EAP, como resultado da leitura e análise.  Não é obrigatório concordar com a EAP resultante. Alguns alunos já me enviaram seus comentários e sugestões de mudança, criando EAPs mais completas a partir das sugestões apresentadas. Essa é uma boa abordagem de estudo, pois sabemos que, afinal, sempre é possível melhorar!

Estudo de caso A: Nova Agencia Bancária - Banco Saturno

 

 

EAP do Projeto da Nova Agencia Bancária – Banco Saturno
Entrega	Pacote de Trabalho
Início do projeto	Revisão do plano do projeto, reunião de kick off.
Regularização do projeto civil na Prefeitura	Preparar documentação, obter aprovação de documentação.
Preparo do terreno	Fazer terraplanagem, fazer drenagem.
Muros de contenção	Fazer muros nos fundos, fazer muros nas laterais.
Fundações	Fazer blocos, fazer sapatas e fazer cintas de travamento.
Estrutura	Pilares, cintas de travamento, formas, armação, concretagem, desforma.
Cobertura	Fazer treliças, colocar telhas, colocar calhas
Utilidades	Fazer parte elétrica, fazer parte hidráulica.
Acabamento	Fazer acabamento nas paredes, assentamento alvenaria, chapisco, reboco, emassamento, pintura, piso, enchimentos e regularizações, contrapiso, concretagem, juntas de dilatação, esquadrias, janelas, portas, venezianas, vidro
Limpeza final	Fazer limpeza de terreno, fazer remoção de entulhos.
Fim do projeto	Preparar relatório de lições aprendidas, preparar relatório do projeto.

Estudo de caso B: Otimização/Remodelagem de Processo Industrial

 

EAP do Projeto de Otimização/Remodelagem de Processo Industrial
Entrega	Pacote de Trabalho
Início do projeto	Revisão do plano do projeto, reunião de kick off.
Levantamento do processo atual	Lista de colaboradores envolvidos no processo, mapeamento do processo atual, validação do processo atual, documentação do processo atual validado.
Modelagem do processo otimizado	Estudo de alternativas, formulação do processo otimizado, validação do processo otimizado.
Implementação do processo otimizado	Compra de novo equipamento, compra de novo software, instalação de novo equipamento, instalação de novo software, migração de dados, testes, ajustes, documentação, treinamento.
Início de operação	Acompanhamento do início da operação, relatórios.
Fim do projeto	Relatório de lições aprendidas, relatório do projeto.

Estudo de caso C: Implantação de Novo Modulo de ERP  

EAP do Projeto de Implantação de Novo Módulo de ERP
Entregas	Pacotes de Trabalho
Início do projeto	Revisão do plano do projeto, reunião de kick off.
Preparação da Implantação para novo módulo de ERP	Reestruturação de processos, compra de novo hardware, reuniões de apresentação do novo módulo.
Customização	Adaptação do novo modulo de software, migração de dados, testes das funcionalidades do novo modulo de software.
Instalação de novo hardware	Recebimento do novo hardware, instalação do novo hardware, testes do novo hardware.
Implantação	Integração do novo módulo de software com o sistema existente, testes, validação, correções, treinamento.
Início de operação	Acompanhamento da operação inicial, correções.
Fim do projeto	Relatório de lições aprendidas, relatório do projeto.

 Bem, agora é com vocês. Mãos à obra!