Mas o que é um pacote de trabalho?

Segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), uma estrutura analítica de projeto (EAP) deve ser obtida pela decomposição do escopo do projeto em componentes menores e mais fáceis de ser gerenciados. Essa decomposição deve ser feita até o nível de pacote de trabalho, que é o mais baixo na EAP. O nível do pacote de trabalho é aquele onde o custo e a duração das tarefas necessárias para o trabalho podem ser estimadas e gerenciadas com confiança. Mas o que é, afinal, um pacote de trabalho?

Um pacote de trabalho é um componente dentro de um projeto que pode ser facilmente atribuído a um membro ou grupo de membros específicos da equipe do projeto para a execução  e conclusão do mesmo. A partir desta perspectiva, é possível definir um pacote de trabalho como sendo um projeto menor, que é parte de um projeto maior. No âmbito desse projeto maior, vários pacotes menores podem ser alocados aos membros da equipe que, em seguida, concentrarão as suas energias para completar as tarefas - contidas no pacote de trabalho - dentro dos prazos definidos, como parte dos processos de gerenciamento de projetos.

O conceito por trás do pacote de trabalho é garantir que os componentes específicos do projeto sejam executados de acordo com um cronograma. Na melhor das hipóteses, essa abordagem tenta combinar os talentos e habilidades de cada membro da equipe do projeto com as tarefas necessárias, uma estratégia que ajuda a aumentar o potencial de completar as tarefas essenciais de uma maneira que é oportuna e lógica. Quando atribuído em uma seqüencia específica com as datas de entrega, que também são organizados de acordo com um padrão, a capacidade de avaliar o progresso do projeto é consideravelmente mais fácil.

A composição exata de um pacote de trabalho poderá variar de acordo com a natureza do projeto.

Na prática, para cada pacote de trabalho serão designados os recursos – humanos e materiais - que executarão esse pacote, incluindo as definições das datas de início e término especificadas, e que serão usadas para gerenciar o andamento das tarefas inclusas no pacote de trabalho. Será necessário também descrever claramente – sem que reste qualquer dúvida - as tarefas inclusas no pacote de trabalho.

Deverá haver também uma forma de acompanhar a evolução dos custos de execução do pacote como, por exemplo, um sistema de centros de custo. Os centros de custo – um sistema de numeração com objetivo de controle contábil - são uma forma de controle de custos muito utilizada nas organizações, por sua simplicidade. Do ponto de vista do gerenciamento do pacote de trabalho, o importante é que o custo do mesmo permaneça dentro do valor orçado no planejamento.

Além disso, deverá ser definido, com toda a clareza possível, um critério de aceitação do pacote de trabalho que inclua as condições que deverão ser respeitadas e obtidas como resultado da execução das tarefas contidas no pacote de trabalho.

Vários benefícios podem resultar da utilização de uma abordagem de pacote de trabalho para um projeto, como destacamos abaixo:

·         A alocação de tarefas - ou de grupos de tarefas - específicas para determinados membros da equipe aumenta as chances do projeto ser concluído dentro do prazo planejado;

·         Tornar determinados membros da equipe de projeto responsáveis ​​pela realização de tarefas inclusas nos pacotes de trabalho permite o desenvolvimento desses colaboradores;

·         Os membros da equipe de projeto responsáveis pela realização de tarefas inclusas nos pacotes de trabalho passam a se sentir uma parte importante do projeto, pois seus esforços contribuem diretamente para o resultado do projeto;

·         Os membros da equipe de projeto responsáveis pela realização de tarefas inclusas nos pacotes de trabalho tornam-se mais comprometidos com o projeto.

Resumo dos critérios para a definição de um pacotes de trabalho:

·         Ser claramente diferente de todos os outros pacotes de trabalho;

·         Ter um membro da equipe ou um grupo de membros da equipe responsável por sua execução;

·         Ter uma duração com uma data de início e uma data de término;

·         Ter uma duração dividida em marcos – se for de curta duração pode ser de apenas um marco - que podem ser medidos objetivamente;

·         Ter um custo orçado e distribuído ao longo da duração do pacote de trabalho;

·         Ter um critério de aceitação do pacote de trabalho.

Para ler sobre o planejamento do escopo do projeto e a EAP acesse o link!