O que é essa tal mobilidade para as organizações? Na
prática é a possibilidade de um colaborador da empresa poder se comunicar
plenamente para desempenhar o seu trabalho não apenas quando está fisicamente
nas instalações da empresa. Esse colaborador poderá trabalhar em um hotel localizado
em outra cidade, na sala de espera de um cliente, em uma sala de reunião de um
fornecedor, no aeroporto, no taxi, em casa e, portanto, de qualquer lugar onde
seja possível a conexão de seu dispositivo/ferramenta de trabalho (notebook,
smartphone, tablet, ...) com a Internet.
Em 1999 foi fundada a Sociedade Brasileira de
Teletrabalho e Teleatividades – SOBRATT e segundo esta entidade, o
Brasil contava em 2008 com aproximadamente 10 milhões e seiscentos mil
teletrabalhadores. Uma pesquisa de 2011 do Instituto Market Analysis
mostrou que 23,2% dos trabalhadores do setor privado, trabalhavam remotamente.
Há cada vez mais funcionários remotos ou móveis (70% de todos os funcionários
nos Estados Unidos; mais de 20 milhões de europeus que trabalham de casa ou
estão em constante trânsito) que são usuários diretos das tecnologias que
permitem a mobilidade. A empresa de pesquisa IDC previu que mais da
metade dos trabalhadores usariam ferramentas corporativas móveis em 2013. Atualmente,
mais de 1/3 de todos os trabalhadores na América Latina já usam um celular ou
smartphone para realizar atividades de trabalho e duas de cada três empresas já
oferecem para mais de 10% de seus funcionários um smartphone ou tablet.
A computação móvel – uma tecnologia que permite a
mobilidade - é uma tendência e não mostra sinais de desaceleração. As empresas
exigem cada vez mais soluções que tornem possível para seus funcionários o acesso
contínuo a e-mails, chamadas telefônicas e informações necessárias ao seu
trabalho. Mas quais são os reais benefícios da computação móvel? Segundo a
empresa HP esses benefícios seriam os seguintes:
Ganho
de receita: ter acesso às
informações mais atualizadas para tomar – mais rápido - melhores decisões, que
podem ser a diferença entre ganhar ou perder um novo cliente ou fechar um bom
negócio.
Maior
eficiência e produtividade: a
computação móvel reduz o nível de faltas e encoraja a equipe a desenvolver
melhor capacidade para administrar o tempo e para agir com autonomia.Vantagem competitiva: aumento da capacidade de comunicação, de tomar decisões e de responder rapidamente à demanda do mercado. Os clientes esperam encontrar e ter respostas cada vez mais rápidas dos profissionais das empresas – mesmo quando estão fora do escritório. A tecnologia móvel oferece flexibilidade às empresas que precisam ser rápidas e estar à frente dos concorrentes.
Economia: É possível eliminar os custos para levar as pessoas ao ambiente de trabalho e, em vez disso, trazer o trabalho até elas – por meio de conferências virtuais e outras ferramentas de comunicação eletrônica. E, como a computação móvel é capaz de aumentar a produtividade, as empresas podem reduzir as horas extras e seus custos relacionados. Para empresas que estão passando por uma fase de rápido crescimento e precisam de mais espaço no escritório, as redes sem fio podem custar menos do que as suas equivalentes com cabos.
Satisfação dos funcionários: É necessário encontrar um saudável equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal, num cenário onde o colaborador pode literalmente ser acessado pela empresa em qualquer dia e a qualquer hora. Se isso acontece, então os funcionários ficam satisfeitos. Esse ganho na satisfação se traduz em maior retenção de profissionais, maior produtividade e melhor espírito de equipe.
No entanto, como muitos já perceberam, selecionar e
implementar uma solução de mobilidade é algo complexo e apresenta vários
desafios e considerações. Escalabilidade, integração, seleção de dispositivo,
comunicações sem fio, segurança, ambientes de trabalho e adesão do usuário são
apenas algumas das variáveis envolvidas nessa área - e a lista continua. Apesar
das grandes recompensas que isso pode trazer, implementar uma solução móvel
também pode envolver vários riscos e potenciais armadilhas. Veja alguns erros
comuns e dicas para tentar evitá-los, segundo a empresa ClickSoftware:
Negligenciar os usuários em campo: Estes, muitas vezes, que serão, no final
das contas, os mais afetados pela solução - são excluídos da equipe responsável
por avaliar e gerenciar o projeto de mobilidade.
Dica 1: Ao montar a
equipe, inclua uma representação forte do trabalho em campo (não inclua somente
os melhores em performance). Inclua representantes que tenham diversas idades,
experiências e personalidades, bem como pessoas de diferentes unidades da
empresa.Ser o primeiro a experimentar novas tecnologias: É muito fácil cair nessa armadilha de uma grande novidade O fato é que uma boa solução de mobilidade não precisa incluir todas as melhores e mais recentes tecnologias. Ela deve incluir as tecnologias que se adaptam às necessidades do negócio e, portanto, deve ser avaliada com base em requisitos.
Dica 2: Tente evitar ser a primeira referência de uma nova tecnologia ou você pode acabar sendo a última ...
Selecionar o dispositivo móvel errado: Dispositivos móveis afetam o modo como os funcionários usarão o sistema. Por exemplo, PDAs são muito mais portáteis do que laptops e, provavelmente, estarão mais próximos do usuário e constantemente conectados. No entanto, laptops permitem mais usabilidade e mais recursos ao usar aplicativos avançados. Os dispositivos devem ser selecionados criteriosamente e de acordo com três questões importantes: a natureza do ambiente de trabalho, a natureza do negócio e a natureza do software de mobilidade.
Dica 3: Não permita que os executivos de TI imponham a seleção dos dispositivos se esses dispositivos não forem compatíveis com as necessidades da empresa e, o que quer que você faça, não selecione os dispositivos móveis antes de selecionar o software, pois isso pode restringir suas alternativas no futuro ou, ainda pior, pode não ser o ideal para o seu software.
Comprometer a usabilidade: A usabilidade é um aspecto importante para qualquer aplicativo de software, mas, quando se trata de mobilidade, é crucial para o sucesso do projeto, pois usar um dispositivo móvel é diferente de usar um desktop. Os usuários muitas vezes ficam diante de um teclado menor ou de um dispositivo sem teclado, além de uma tela menor, ausência de mouse, conectividade limitada, etc. Em alguns casos, o ambiente de trabalho será um lugar desconfortável, com sol ou chuva dificultando demais a leitura da tela, entre outras situações similares. Essas são condições hostis para aplicativos móveis, e os usuários não têm piedade. Se o software não está funcionando adequadamente ou se não é simples de usar, eles simplesmente não o usam! Lembre-se de que preencher formulários e fazer relatórios de status e horas de trabalho são essencialmente tarefas de administração vistas como um fardo, o que significa que realizá-las deve levar o mínimo de tempo e esforço.
Dica 4: O que quer que você faça, não comprometa a usabilidade. Essa dica é relevante para selecionar a solução, planejar o projeto e a implementação.
Acomodar-se com uma solução codificada e extremamente personalizada: Todo engenheiro de software sabe que codificar algo significa que você paga menos agora, mas pagará mais no futuro. Vários dos aplicativos móveis antigos (ou aqueles criados internamente) foram desenvolvidos especificamente de acordo com o cliente. Hoje, essas soluções estão sendo substituídas por plataformas muito mais genéricas e flexíveis que permitem às empresas assumir o controle do comportamento do sistema, ajustar quando necessário, modificar os fluxos e, até mesmo, criar novos. No mundo dinâmico de hoje, as organizações devem procurar aplicativos móveis que acompanhem ferramentas de configuração específica, permitindo que a solução cresça e avance junto com a organização. As empresas que não conseguirem entender essa necessidade podem acabar selecionando uma solução personalizada com flexibilidade limitada e, por fim, terão que substituir seu software de mobilidade antes do tempo planejado.
Dica 5: Ao selecionar o software de mobilidade, obtenha uma solução que não apenas inclua um aplicativo para o usuário final, mas que inclua também um conjunto de ferramentas administrativas, ferramentas de configuração e módulos de integração passíveis de manutenção.
Planejar um projeto de mobilidade com apenas uma fase:
Por
mais básico que isso possa parecer, planejar o projeto de mobilidade para que
seja feito em apenas uma fase significa que você não terá uma segunda chance de
corrigir o que for preciso, não terá um tempo planejado para avaliar o feedback
dos usuários e terá um projeto muito mais arriscado. Pela nossa experiência,
projetos com três a quatro fases têm a tendência de obter uma taxa de
satisfação superior no final, mesmo se o projeto inteiro levar mais tempo para
ser implementado por completo.
Dica 6: Planeje o projeto com algumas fases e atribua uma
quantidade suficiente de usuários nas fases iniciais para garantir que você
obtenha mais feedback.
Criar um ambiente móvel imprevisível: Um aplicativo de mobilidade
se integra a vários sistemas de back-end. Consequentemente, a complexidade de
se construir uma solução móvel é sempre alta. Ela deve interagir com o Gerenciamento
de Relacionamento com o Cliente (CRM), os Sistemas Integrados de Gestão (ERP), o
gerenciamento de peças, a gestão de ativos, o GIS, o RH e muito mais. É muito
fácil se perder na floresta de recursos e funções e criar uma fera imprevisível, onde cada recurso
se comporta de modo diferente, os fluxos de trabalho não são bem definidos e
toda a experiência do usuário é problemática.
Dica 7: Ao integrar
tantos recursos em um aplicativo, garanta que haja uniformidade e uma única estrutura,
caso contrário, as coisas ficarão muito confusas e problemáticas no final.Esquecer da visão geral: Algo interessante ocorre ao mudar do processo de avaliação para a implementação. Os cenários, fluxos de trabalho e requisitos estruturados que foram usados para examinar os diferentes fornecedores se transformam em recursos detalhados e itens funcionais a serem implementados pelo fornecedor. É muito fácil se perder nas listas infinitas de recursos. Isso pode resultar em alguns módulos perfeitos que não são adequadamente ajustados para funcionar em conjunto.
Dica 8: Ao testar o aplicativo de mobilidade, não teste somente os recursos e módulos. Teste os fluxos de trabalho e cenários completos, usados com redes sem fio e dispositivos reais, no ambiente de trabalho real.
Deixar a segurança para o final: A segurança é muito importante para os sistemas de mobilidade; ainda assim, para várias organizações, ela é muitas vezes tratada como uma questão secundária. Por algum motivo, após avaliar e investigar todos os aspectos de segurança, acontece o seguinte: o sistema é criado, configurado e testado, tudo em ambientes de teste, uma ou duas semanas antes da data da entrada em operação. Então, alguém tenta instalá-lo nas máquinas de produção e, para sua surpresa, nada funciona. Os sistemas de produção sempre têm uma complexidade adicional relacionada à segurança, escalabilidade, sistemas legados, etc. É ingênuo achar que tudo funcionará perfeitamente.
Dica 9: Ao planejar um projeto de mobilidade, tenha uma etapa específica para criar um ambiente seguro que simulará o ambiente de produção. Haverá mais chances de descobrir e resolver antecipadamente problemas que ocorreriam no último minuto, logo antes da entrada em operação.
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